Áp dụng KPI thay thế phương pháp quản trị truyền thống, nâng cao hiệu quả công việc

Theo đó, KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, tiếng Việt dùng là chỉ số hoạt động chính. Đây là công cụ quản lý được sử dụng để đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp.

Khi một tổ chức/doanh nghiệp đã thiết lập sứ mệnh, tầm nhìn và các mục tiêu thì phải theo dõi, đo lường được mức độ thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Chỉ số hoạt động chính (KPI) sẽ giúp giám sát và theo dõi thực thi chiến lược kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp. KPI cần đảm bảo phản ánh được về các yếu tố thành công trọng yếu của tổ chức/doanh nghiệp.

KPI có thể là: tỷ lệ khuyết tật sản phẩm, % khách hàng nhận được trả lời đúng hạn, tỷ lệ khách hàng được thỏa mãn, phần trăm doanh thu do các khách hàng cũ mang lại, tỉ lệ tốt nghiệp của học sinh đối với dịch vụ đào tạo, tỉ lệ các cuộc gọi của khách hàng được đáp ứng ngay phút đầu tiên....

Áp dụng KPI giúp nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc. 

Việc lựa chọn đúng KPI cần thiết phụ thuộc vào việc hiểu được chính xác điều gì là quan trọng đối với tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo thiết lập các KPI phù hợp và nhất quán với định hướng phát triển của chính tổ chức/doanh nghiệp đó. Hai yêu cầu quan trọng đối với việc xác định và thiết lập KPI là phản ánh mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp và lượng hóa được (có thể đo lường được).

Nhìn chung, lợi ích khi áp dụng KPI tại doanh nghiệp rất lớn. KPI giúp cho việc thiết lập và đạt đươc các mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể ở cấp độ, thậm chí đến từng cá nhân.

Những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang dần thay thế các phương pháp quản trị truyền thống bằng hệ thống KPI, thu về kết quả khá bất ngờ ngay sau thời gian ngắn áp dụng.

Điển hình là Công ty TNHH Thông Quan, chỉ qua 6 tháng bước đầu xây dựng và áp dụng KPI, không khí làm việc tại Công ty đã có sự thay đổi tích cực. Số liệu thống kê về tình hình kinh doanh cũng thể hiện được hiệu quả của công cụ KPI tại Công ty. Thành công lớn nhất hiện nay là toàn thể lãnh đạo và nhân viên Công ty đã nhận thấy vai trò không thể thiếu của KPI với ý nghĩa là bộ công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả và muốn áp dụng triệt để.

Là doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ logistics, qua 6 tháng triển khai KPI, nhận định chung của lãnh đạo Công ty Tiptop Logistics là việc ứng dụng KPI đã mang lại những thành quả nhất định. Bộ chỉ số KPI của Công ty và Phòng Kinh doanh đã giúp doanh nghiệp xác định được các mục tiêu về tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi.

Thành công của việc triển khai áp dụng KPI được thể hiện qua những chuyển biến tích cực về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Việc xây dựng KPI đã minh bạch hóa cách quản trị của doanh nghiệp. Không chỉ các cấp lãnh đạo mà từ nhân viên cấp phòng đều hiểu mục tiêu mà Công ty theo đuổi, lợi ích của họ khi Công ty đạt được những mục tiêu đó trong ngắn hạn và dài hạn và vai trò, tầm quan trọng của họ trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp.

Xây dựng văn hóa KPI tại Công ty Tiptop Logistics.

Theo các chuyên gia, bên cạnh những thành công khi triển khai KPI, rất nhiều doanh nghiệp đã “vấp” phải khó khăn do thiếu tính ứng dụng đồng nhất trong việc hiểu rõ về công cụ. Thông thường, trong một doanh nghiệp, chỉ có một vài cá nhân tìm hiểu sâu về KPI trước khi quyết định áp dụng. Vì vậy, để số đông hiểu và cùng áp dụng cần phải có thời gian và đặc biệt là phải sử dụng truyền thông sao cho hiệu quả. Trên thực tế, những người quản lý không có thời gian để “chờ đợi” và họ sẽ cố gắng triển khai nhanh nhất có thể. Tuy nhiên, khi truyền thông chưa đủ mạnh, mọi người chưa cảm nhận được sự cần thiết phải áp dụng KPI, họ chưa có động lực để triển khai hệ thống.

Tiếp theo là hiểu về phương pháp và lựa chọn phương pháp. Xây dựng KPI là phải tư duy một cách có hệ thống, kết nối các chỉ tiêu, mục tiêu một cách hiệu quả. Một doanh nghiệp muốn nâng cao năng lực quản trị phải hiểu được tất cả quá trình chuyển hóa từ đầu vào đến đầu ra của sản phẩm.

Một điểm nữa là khả năng của mỗi cán bộ quản lý. Họ hiểu nhưng lại không có khả năng áp dụng hoặc vì một vài lý do nên chưa thể áp dụng. Sự chậm trễ trong việc ra quyết định thể hiện năng lực và trình độ của người quản lý, từ đó không đánh giá được chính xác tính hiệu quả trong việc áp dụng chỉ số KPI.

Tại một số doanh nghiệp, công cụ thực hiện có thể là những mảnh giấy ghi chép, có nơi lại hoàn toàn bằng hệ thống tự động. Dù trên giấy hay hoàn toàn tự động, điều quan trọng là doanh nghiệp có đưa ra được những quan điểm về những vấn đề cần phải cải tiến, hoàn thiện.

Cẩm Anh